京新药业：2016年度内部控制自我评价报告

  浙江京新药业股份有限公司 2016年度内部控制自我评价报告 根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监督管理要求 （以下简称“企业内部控制规范体系”），结合浙江京新药业股份有限公司（以下简称 “公司”）内部控制制度和评价办法，在内部控制日常监督和专项监督的基础上，对 公司2016年12月31日的内部控制有效性进行了评价。 一、重要声明 按照企业内部控制规范体系的规定，建立健全和有效实施内部控制，评价其有 效性，并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和 实施内部控制做监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事 会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误 导性陈述或重大遗漏，并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法 律责任。 企业内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相 关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进实现发展的策略。由于内部控制存在的 固有局限性，故仅能为实现以上描述的目标提供较为合理保证。此外，由于情况的变化可能导 致内部控制变得不恰当，或对控制政策和程序遵循的程度降低，根据内部控制评价 结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。 二、内部控制评价结论 根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况，于内部控制评价报告基准日， 不存在财务报告内部控制重大缺陷。董事会认为，公司已按照企业内部控制规范体 系和相关规定的要求在所有重大方面保持了有效的财务报告内部控制。 根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况，于内部控制评价报告基准日， 公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。 自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控 制有效性评价结论的因素。 三、内部控制评价工作情况 （一）内部控制评价范围 公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险 领域。纳入评价范围的主要单位包括：浙江京新药业股份有限公司、上虞京新药业 有限公司、上饶京新药业有限公司、内蒙古京新药业有限公司、上海京新生物医药 有限公司、浙江京新药业进出口有限公司、深圳市巨烽显示科技有限公司、沈阳火 炬北泰数码科技有限责任公司、深圳市巨烽软件技术有限公司、Surpath Medical GmbH。纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的100%，营业收 入合计占公司合并财务报表营业收入总额的100%；纳入评价范围的主要业务和事项 包括：治理机构、机构设置、发展战略、人力资源、社会责任、企业文化、采购业 务、销售业务、仓储物流、生产管理、质量管理、固定资产管理、对外投资、筹资、 环境、研发管理、对外担保及关联交易、财务报告等。重点关注的高风险领域主要 包括：采购业务、销售业务、生产管理、资产管理、资金活动、对外投资和关联交 易、财务报告等。 1、治理机构 公司依照《公司法》、《证券法》等法律法规和《公司章程》规定，设立了股东 大会、董事会、监事会，制定了《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《独立 董事制度》、《监事会议事规则》等配套议事规则及制度。股东大会、董事会、监事 会分别按其职责行使决策权、执行权和监督权。 股东大会为公司的最高权力机构，其职权包括：决定公司的经营方针和投资计 划；批准董事会、监事会的工作报告；批准公司的年度财务预算方案、决算方案； 批准公司的利润分配方案或弥补亏损方案；修改公司章程等重大事项。公司严格按 照《公司章程》、《股东大会议事规则》要求召开股东大会，能够确保所有股东，特 别是中小股东享有平等权利，充分行使表决权。 董事会为公司执行机构，下设审计委员会、薪酬与考核委员会、战略委员会、 提名委员会四个专业委员会。其职权包括：制订年度财务预算方案、决算方案、利 润分配方案或弥补亏损方案；决定公司的经营计划和投资方案；决定公司内部管理 机构的设置；决定聘任或者解聘总经理及其报酬事项；根据总经理的提名决定聘任 或者解聘公司副总经理、财务负责人及其报酬事项；制定公司的基本管理制度等重 大事项。公司严格按照《公司章程》规定的程序选举董事，公司董事会的人数和人 员构成符合法律、法规的规定。公司董事会成员依据《董事会议事规则》，以认真 负责的态度出席董事会会议，行使董事的权利、承担董事的义务和责任。公司聘请 的独立董事符合中国证监会有关规定，独立董事能够按照《独立董事制度》规定， 认真履行职责。 监事会为公司监督机构，其职权包括：检查公司财务；对董事、高级管理人员 执行公司职务的行为进行监督；对违反法律、行政法规、公司章程或者股东大会决 议的董事、高级管理人员提出罢免的建议；当董事、高级管理人员的行为损害公司 的利益时，要求董事、高级管理人员予以纠正；提议召开临时股东大会会议；在董 事会不履行规定的召集和主持股东大会会议职责时召集和主持股东大会会议。公司 监事会的人数与人员构成符合法律、法规的规定，公司建立了《监事会议事规则》， 监事能够认真履行自己的职责，向股东大会负责，对公司财务及公司董事、总经理 和其他高级管理人员履行职责的合法性进行监督、检查。 公司股东大会、董事会、监事会等机构权责明确、相互独立、相互制衡、运作 规范。 2、机构设置 公司根据职责划分，设立了财务部、董秘办、研究院、物资采购部、人力资源 部、公共事务部、公司办、审计部、质量管理部、工程部、信息部、投资部、战略 发展部、原料事业部、药品销售公司、药品制造公司及各子公司等职能部门并制定 了相应的岗位职责。各职能部门分工明确、各司其职，相互协作、相互牵制、相互 监督，保证公司业务的顺利开展。公司内部制订了完善的生产、质量、安全、采购、 销售等管理运作程序和体系标准，使全体员工掌握内部机构设置、岗位职责、业务 流程等情况，明确权责分配，正确行使职权。公司对控股子公司的经营、资金、人 员、财务等重大方面，按照法律法规及其公司章程的规定，通过严谨的制度安排履 行必要的监管。 3、发展战略 公司董事会下设战略委员会，建立了《战略委员会实施细则》等相关制度，董 事会战略委员会是董事会按照股东大会决议设立的专门工作机构，主要负责对公司 长期发展战略和重大投资决策进行研究并提出建议。公司明确发展战略方面的职责 分工、审批权限及操作流程等。公司战略委员会根据内外部环境、国家医药行业发 展方向，制定公司战略经营目标，并通过逐年分解落实。根据年度经营计划与实际 执行情况的对比，战略委员会分析整体经营情况对战略实施的影响，修订发展战略。 4、人力资源 公司实行全员劳动合同制，制定了《人力资源管理总体规定》、《薪酬管理规定》、 《考评管理规定》、《培训与学习管理规定》、《工作时间与考勤管理规定》、《福利管 理规定》、《员工流动管理规定》《干部管理规定》《干部轮岗管理制度》等人力资源 制度，并建立了一套完善的绩效考核体系。在前几年形成的人力资源规范管理的基 础上，继续深化“双鹰”人才工作，在 2016 年构建了人才发展体系，明确了公司人才 培育体制，并展开了高中基管理层级的胜任力项目，明确了高中基管理层的能力素 质模型，并对照模型对全公司中高层干部进行了人才盘点，明确了中高层人才能力 提升的方向。 2016 年，为整合公司人力资源管理职能、优化流程，提高集团化管理水平，实 现人力资源管理的便捷化、系统化、规范化、自动化和共享化，从而达到降低成本、 提高效率、改进员工服务模式和提升人力资源管理价值的目的，建立了人力资源信 息化项目，截至 2016 年底已完成该项目的一期上线 年公司继续加大高层岗位人才招聘，引进市场总监、生产副总等高层岗位 的成熟人才。继续加强中高层培训：2016 年以中层干部为主的 6J 训练营的培训在 培训课程及模式上进行了升级，并依托训练营的平台，结合学以致用开创性的展开 了创新项目 PK 大赛，取得了较好效果；加强高层培训，举办了以战略和创新为主 题的两期高管行动学习工作坊，收效良好。 除培训外，公司非常注重内部骨干的培育，通过轮岗、导师制等方式，经历多 个岗位的锻炼，培养内部骨干综合管理能力，形成了良好的人才梯队。公司将进一 步完善多层次的激励机制，充分调动各级人员的潜能和主动性，积极营造公司与员 工共同成长的良好局面。 5、社会责任 公司以“为人类提供卓越的健康产品”为使命，潜心研发健康产品，精心生产优 质产品，致力于人类健康事业。 （1）作为医药生产企业，公司高度重视环境保护工作，严格执行环境保护“三 同时”制度，依托和完善环保设施，落实各项污染防治措施，将环境保护、节能减排 工作纳入了重要议事日程。公司建立健全了环保体系，已全面通过 ISO14001 体系 认证。 公司积极响应县委县政府号召，参与“五水共治”工程，积极捐款，认真担负起 责任河段的治理工作，投身五水共治，建设美丽家乡。 （2）公司严格按照《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规规定，维护员工 合法权益。 “以人为本”是公司的人才观，公司把人才战略作为企业发展的重点。公司重视 引进人才，更注重培育人才，为员工安排相应的培训计划，鼓励在职继续教育、加 强内部职业素质提升培训、建立管理网络商学院、建立后备人才库和培训机构，提 升每一位员工的素质，实现员工与企业的共同成长。 公司建立健全了党工团组织，通过党工团组织积极引导员工关心企业发展，同 时企业关爱员工成长，构造和谐发展氛围。公司每年按时召开职代会，充分听取职 工心声，通过职代会让职工更多更好地参与到企业管理中来。公司坚持“五必访”政 策，凡员工结婚、添丁、退休、大病、直系亲属亡故等情况，公司都将安排探望与 慰问，员工生日，公司还将送上礼品、礼卡一份。为了更大程度的帮助困难职工， 尤其的是对他们精神上的关爱，公司始终坚持着“夏送清凉”、“冬送温暖”、“秋送助 学”的温暖工程行动。 6、企业文化 企业文化是企业的灵魂。公司多年发展的积淀，构建了一套涵盖理想、信念、 价值观、行为准则和道德规范的企业文化体系，形成了以“为人类提供卓越的健康产 品”为使命，“认真做事，踏实做人”为工作理念，“京新药，精心造”为质量理念，“重 结果、有状态、讲忠诚”为用人理念的京新特色企业文化。公司以打造产品质量优、 市场服务好、员工素质高、研发实力强、社会贡献大、企业知名度高的品牌企业为 目标。采用多种形式加强企业文化宣传，营造良好的企业氛围，增强企业凝聚力。 （1）利用年度员工大会颁奖时机，把公司级先进个人和先进集体的事迹以颁奖 词形式予以介绍宣传，让员工了解他们的感人事迹； （2）对先进人物及其家人、同事进行采访，了解、整理其先进事迹，分期刊登 于公司内部刊物—《京新报》； （3）组织公司级先进个人到分子公司，与相关科室干部员工进行座谈交流和事 迹宣讲，让更多的员工通过与先进员工的近距离交流，了解他们荣誉背后的努力和 付出。 （4）制作先进专刊，以橱窗形式长期进行宣传。 （5）公司每年举行三八妇女活动、端午活动、六一游园活动、党员活动、大学 生活动、青年活动等丰富员工生活，并通过公司运动会和大型中秋晚会团结员工， 激发拼搏进取精神。 （6）公司每年通过员工大会、干部大会、双鹰计划、大学生军训等加大企业文 化的宣贯力度，提倡全员学唱《京新与您共同成长》，制作歌曲 MV，完善企业宣传 片，进一步完善公司文化建设体系。 7、采购业务 公司制定了物资采购分类管理规定、包装材料印刷品采购管理规定、原辅料采 购管理规定、定加工物资采购管理规定、煤炭采购管理规定、五金类物资采购管理 规定、用印审批管理规定、ERP 系统采购数据录入管理规定、发票管理规定、运输 管理规定、付款管理规定、不合格原料退货管理规定、库存不使用原料退货管理规 定、废旧物资处理管理规定、五金仓库物资退货管理规定、包装材料退货管理规定、 对账管理规定、采购信息采购计划管理规定、设备采购管理规定、供应商备品备件 库管理、设备五金供应商管理规定、设备五金供应商评价方案、物资采购招标管理 规定。 公司合理地规划和设立了采购与付款业务的机构和岗位，明确了存货的请购、 审批、采购、验收、付款、领用等程序。公司对采购与付款业务的控制安全有效。 8、销售业务 公司分别制定了药品销售制度和原料销售制度，包含销售合同、销售发货、销 售运输、销售退货、销售证据考核、顾客抱怨处理、客户管理规定、价格管理、发 票管理、退货扣罚管理、公司帐、货款管理规定。在选择客户时，由信用管理人员 对客户进行信用评价，对财务状况及信用良好且符合赊销条件的客户，按公司授权， 经审批人批准方可办理赊销业务。销售部门负责签订合同、处理订单；仓储部门负 责审核发货单据、办理发货事宜；财务部门负责销售款项结算、监督货款回收。公 司销售及收款业务控制良好。 9、仓储物流 公司制定并严格执行《物资供应管理规程》、《物料编号管理规程》、《物料储存 管理规程》、《仓库物料分类定置管理规程》、《物料复验规程》、《原辅料验收入库与 发放规程》、《物料流程图》、《标签、说明书管理规程》、《包装材料印刷管理规程》、 《包装材料的验收与发放规程》、成品接收贮存与发放规程》、退货产品处理规程》、 《物料报废管理规程》、《销毁规程》、《危险物品管理规程》、《剧毒物品管理规程》、 《取样室清洁规程》、外贸产品包装材料设计定稿规程》、药品销售运输管理规定》 等制度，仓储物流控制良好。 10、生产管理 公司严格执行 GMP 质量体系管理标准，制定了《加工出口产品的批号、有效 期管理规程》、《外贸产品试产管理规程》、《外贸产品纸箱、托盘报购及包装规程》、 《工艺规程与岗位操作规程管理规程》、车间定置管理规程》、状态标志管理规程》、 《车间生产过程管理规程》、《空调控制区域列表》、《车间停产管理规程》、《车间物 料管理规程》、《物料存放室管理规程》、《车间标签、说明书、中小盒、合格证管理 规程》、《零头物料管理规程》、《废弃物管理规程》、《模具、冲模管理规程》、《固体 制剂生产用模具编号管理规程》、《洁净厂房维护监测管理规程》、《无菌管理规程》、 《批号管理规程》、《车间请验管理规程》、《交接班管理规程》、《车间清场管理规程》、 《药物溶解特性列表》、《消毒剂配制和使用管理规程》、《生产指令下达操作规程》、 《包装指令下达操作规程》、《制剂生产工艺查证管理规程》、《更衣室管理规程》、《防 虫防鼠管理规程》、《断电应急处理规程》、《清洁剂配制和使用管理规程》、《生产记 录和包装记录管理规程》、《生物制剂生产工艺查证管理规程》、《委托加工生产管理 规程》、《生产用工作种子批菌种管理规程》、等制度。公司各生产岗位职责明确，人 员、机器设备、原辅材料、工艺技术、生产环境均处于受控状态，生产过程受药品 监管部门日常监督。公司生产控制良好。 11、质量管理 公司质量管理部负责原辅料、半成品以及产成品的质量检查、检验以及质量管理， 严格按 GMP 的要求控制原辅料、半成品及成品质量。质量部依据公司制定的《质 量政策》、《不良反应监测及管理流程》、《产品召回规程》、《变更管理规程》、《顾客 投诉处理规程》、《质量管理（QC）小组活动管理规定》等制度开展工作，能够确保 进厂的原辅料和出厂产成品的合格。公司产品质量控制良好。 12、固定资产 公司制定了《固定资产管理规定》，公司固定资产的取得、移动及处置均须履行 逐级审批程序。固定资产报废或毁损应须经部门经理签字确认、设备管理部门实地 复核。对于未到年限即行报废的固定资产，须实地查验并分析原因。公司固定资产 的内部控制良好。 13、投资 公司制定了《重大投资经营决策原则与程序》、《项目投资管理规定》，其对投资 类别、权限、决策程序以及管理职责等均有明确规定。公司在进行重大投资决策时， 须向技术、经济、法律专家咨询；投资项目不仅考虑项目的报酬率，更注重投资风 险的防范。公司对外投资控制良好。 14、筹资 公司制定了《银行融资管理规定》，其对筹资方式及类别、筹资活动的决策程序、 筹资权限以及管理职责等均有明确规定。公司筹资活动控制良好。 15、环境 公司通过 ISO14001 环境管理体系认证,制定了一整套环境管理体系程序文件， 包含环境因素的识别评价与更新程序、应急准备与响应管理程序、环境监测与测量 管理程序、废水管理程序、废气管理程序、噪声管理程序、固体废弃物管理程序、 能资源管理程序、新建扩建改建工程项目管理程序、危险化学品管理程序等制度； 通过清洁生产审核评审验收；能够确保生产过程中产生的污染物经处理后达标排放， 公司生产经营活动未对周围环境造成有害的影响；严格执行国家、省、市和县相关 部门有关环境保护方面的法律法规和政策。公司环境控制良好。 16、研发管理 公司鼓励自主创新，重视产品研究，专门设有研究院负责产品研发及与外部研 发机构联络。公司制定了《新产品开发管理制度》、《技术资料对公司外部提供管理 规定》、《技术资料内部借阅（复印）管理规定》、《项目试产流程》、《工艺保密规定》、 《技术类文章发表管理规定》、《研究院项目制管理规定》、《技术资料管理规定》、《研 究院研究开发费用管理规定》、《公司研发项目评估工作规定》、《研发项目变更申请 审批管理规定》、《专利工作组工作规定》、《委托加工产品开发流程》等研发管理制 度，能够确保研发项目从项目立项、小试开发、中试放大到产业化全过程有章可循、 规范有序。15 年研究院积极探索和实施新的考核机制，激励机制和人才双通道发展 机制。不管是对外的探索和设想，对内的管理改革考核，内部组织机构调整、改革， 还是人才引进，研发管理工作优秀。 17、对外担保及关联交易 为规范公司对外担保及关联交易行为，公司制定了《对外担保管理制度》和《关 联交易管理办法》，公司对外担保及关联交易控制良好。 18、财务报告 公司按照《企业会计准则》及其补充规定、《会计法》、《税法》等国家有关法律 法规的规定，制定了《财务核算方法管理规定》，严格执行企业会计准则，加强会计 基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，保证会计资料真 实完整。 公司在会计核算方面设置了相应的岗位和职责权限，配备了具备专业能力的专 业会计人员，有效实行了不相容岗位的分离控制，形成了相互牵制、相互监督的机 制。公司的会计系统能够确认并记录所有真实的交易；能够及时、充分详细地描述 交易，能够在适当的会计期间准确的记录交易的价值，并且在财务报表中适当地进 行表达与披露。 上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的 主要方面，不存在重大遗漏。 （二）内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准 公司依据企业内部控制规范体系组织开展内部控制评价工作。 公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认 定要求，结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素，区分财务报告 内部控制和非财务报告内部控制，研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认 定标准。公司确定的内部控制缺陷认定标准如下： 1、财务报告内部控制缺陷认定标准 （1）公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准 以合并报表数据为基准，确定公司合并报表错报（包括漏报）重要程度的定量 标准： 项目 一般缺陷 重要缺陷 重大缺陷 利润总额 错报＜利润总额的 3% 利润总额的 3%≤错报＜利润总额的 5% 错报≥利润总额的 5% 潜在错报 资产总额 错报＜资产总额 0.5% 资产总额 0.5%≤错报＜资产总额 1% 错报≥资产总额 1% 潜在错报 营业收入 营业收入总额 0.5%≤错报＜营业收入总 错报≥营业收入总额 错报＜营业收入总额 0.5% 潜在错报 额 1% 1% （2）公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准出现下列情形的，认定 为存在财务报告内部控制重大缺陷： A.公司控制环境无效； B.公司董事、监事和高级管理人员舞弊并给企业造成重大损失和不利影响； C.注册会计师发现当期财务报告存在重大错报，而公司内部控制在运行过程中 未能发现该错报； D.公司审计委员会和内部审计机构对内部控制的监督无效。 重要缺陷：单独缺陷或连同其他缺陷组合，其严重程度低于重大缺陷，但仍有 可能会引起公司偏离控制目标。 一般缺陷：不构成重大缺陷或重要缺陷的其他内部控制缺陷。 2、非财务报告内部控制缺陷认定标准 出现下列情形的，认定为公司存在非财务报告相关内部控制的重大缺陷： （1）公司经营活动严重违反国家法律和法规； （2）决策程序不科学，导致重大决策失误，给公司造成重大财产损失； （3）关键管理人员或技术人才大量流失； （4）负面消息或报道频现，引起监管部门高度关注，并在较长时间内无法消除。 重要缺陷：单独缺陷或连同其他缺陷组合，其严重程度低于重大缺陷，但仍有 可能导致公司偏离控制目标。 一般缺陷：不构成重大缺陷或重要缺陷的其他内部控制缺陷。 （三）内部控制缺陷认定及整改情况 1、财务报告内部控制缺陷认定及整改情况 根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准，报告期内公司不存在财务报告内 部控制重大缺陷和重要缺陷。 2、非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况 根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准，报告期内未发现公司非财务报 告内部控制重大缺陷和重要缺陷。 浙江京新药业股份有限公司 董事会 二 O 一七年四月十八日